Henkilötietojen käsittelysopimus
Päivitetty: 22.10.2026 · Versio 1
Kun puhelinassistentti vastaa yrityksesi puheluihin, käsittelemme soittajiesi tietoja sinun puolestasi. Tämä sopimus kertoo, miten. Se on osa palvelun ehtoja ja tulee voimaan, kun otat palvelun käyttöön.
1. Osapuolet ja roolit
- Rekisterinpitäjä: asiakasyritys, joka käyttää vastaa.ai-palvelua (jäljempänä "Asiakas").
- Käsittelijä: MigrateLab, Y-tunnus 3422032-7, tuki@vastaa.ai (jäljempänä "Vastaa AI").
Sopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 28 artiklan vaatimukset.
2. Mitä käsitellään ja miksi
| Tarkoitus | Asiakkaan puheluihin vastaaminen, asiakkaan palveluista kertominen, viestien, soittopyyntöjen ja ajanvaraustoiveiden kirjaaminen sekä yhteenvedon lähettäminen Asiakkaalle. |
|---|---|
| Rekisteröidyt | Asiakkaalle soittavat henkilöt sekä henkilöt, jotka Asiakas lisää omalle listalleen (esim. perhe ja tutut). |
| Tiedot | Soittajan puhelinnumero, puhelun ääni, puheesta tehty tekstiversio, tekoälyn tekemä yhteenveto ja seuraava askel, puhelun aika ja kesto. Yhteenvedossa voi olla soittajan nimi, asia, toivottu aika ja yhteystiedot, jos soittaja kertoo ne. |
| Erityiset tiedot | Palvelua ei ole tarkoitettu terveystietojen tai muiden erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn. Jos Asiakkaan toiminnassa soittajat todennäköisesti kertovat niitä (esim. terveydenhuolto), Asiakas ilmoittaa siitä ennen käyttöönottoa, ja käsittelystä sovitaan erikseen. |
| Kesto | Palvelusopimuksen voimassaoloaika ja kohdan 8 mukainen poistoaika sen jälkeen. |
3. Asiakkaan vastuut
- Asiakas päättää käsittelyn tarkoituksesta ja antaa ohjeet käyttöönotossa (mitä puhelinassistentti kertoo, mitä se kirjaa ja kenelle yhteenvedot lähtevät).
- Asiakas kertoo soittajilleen tietojen käsittelystä omassa tietosuojaselosteessaan.
- Asiakas vastaa siitä, että sillä on peruste käsitellä tietoja ja että sen omalle listalle lisäämät henkilöt tietävät asiasta.
4. Vastaa AI:n velvollisuudet
- Käsittelemme tietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan, ellei laki vaadi muuta. Jos ohje on mielestämme lainvastainen, kerromme siitä.
- Tietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.
- Puhelinassistentti kertoo jokaisen puhelun alussa olevansa tekoäly.
- Emme käytä Asiakkaan soittajien tietoja omaan markkinointiimme emmekä omien tekoälymallien kouluttamiseen.
- Autamme Asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (tarkastus, oikaisu, poisto) ja toteuttamaan tietosuojan vaikutustenarvioinnin, jos sellainen tarvitaan.
- Annamme Asiakkaalle tiedot, joilla tämän sopimuksen noudattamisen voi todentaa, ja sallimme kohtuullisen auditoinnin, josta sovitaan etukäteen.
5. Tietoturva
- Tiedot siirretään salattuina (TLS), ja ne säilytetään palveluntarjoajien salatuissa ympäristöissä.
- Pääsy tietoihin on rajattu: hallintanäkymä vaatii salaisen avaimen, ja palveluiden tunnukset säilytetään salaisuuksina, ei koodissa.
- Puhelinassistentilla ei ole pääsyä muihin järjestelmiin: se voi vain puhua ja lopettaa puhelun. Yhteenvedot lähettää palvelin.
- Omistajan tiimin ilmoitukset asiakaspuheluista sisältävät vain lyhyen tiedon puhelusta, eivät keskustelun tekstiä.
6. Alihankkijat
Asiakas hyväksyy seuraavat alikäsittelijät. Kerromme uusista alikäsittelijöistä sähköpostilla vähintään 14 päivää etukäteen, ja Asiakas voi vastustaa muutosta tai irtisanoa palvelun.
| Alikäsittelijä | Tehtävä | Sijainti ja siirtoperuste |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Palvelin, rajapinta ja tietokanta (yhteenvedot ja tekstiversiot). | Maailmanlaajuinen verkko. EU–US Data Privacy Framework ja vakiosopimuslausekkeet. |
| ElevenLabs | Puheentunnistus, puhesynteesi ja tekoäly (kielimalli Google Gemini ElevenLabsin kautta). Puhelun ääni ja tekstiversio. | Yhdysvallat ja EU. Vakiosopimuslausekkeet. |
| Twilio Inc. | Puhelinnumero, puheluiden välitys ja tekstiviestit. | Yhdysvallat ja EU. EU–US Data Privacy Framework ja vakiosopimuslausekkeet. |
| Telegram | Lyhyt ilmoitus Vastaa AI:n tiimille puhelun tapahtumisesta (ei keskustelun tekstiä). | EU ja EU:n ulkopuoliset palvelimet. |
7. Tietoturvaloukkaukset
Ilmoitamme Asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun saimme sen tietoomme. Ilmoituksessa kerromme, mitä tapahtui, mitä tietoja se koskee ja mitä olemme tehneet, jotta Asiakas voi tehdä oman ilmoituksensa viranomaiselle 72 tunnin kuluessa.
8. Säilytys ja poisto
- Ellei Asiakas ohjeista toisin, puheluiden tekstiversiot ja yhteenvedot säilytetään 12 kuukautta puhelusta.
- Kun palvelu päättyy, poistamme Asiakkaan soittajien tiedot 30 päivän kuluessa, ellei laki vaadi säilyttämään niitä. Asiakas voi ennen sitä pyytää tiedot itselleen.
9. Voimassaolo ja muutokset
Sopimus on voimassa niin kauan kuin käsittelemme tietoja Asiakkaan puolesta. Muutoksista ilmoitetaan sähköpostilla vähintään 30 päivää etukäteen. Ristiriitatilanteessa tämä sopimus menee palvelun ehtojen edelle henkilötietojen käsittelyn osalta. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Kysyttävää? tuki@vastaa.ai